Organisaation ulkopuolisten asiantuntijoiden, esimerkiksi yksityislääkärin tai kuntoutuslaitoksen apuvälinesuositus toimii yleensä julkisessa terveydenhuollossa suuntaa antavana aloitteena, jonka pohjalta asiakkaan apuvälinepalveluprosessi suunnitellaan.
Perusterveydenhuollon vastuulla on myös ohjata apuvälineen tarvitsija oikeiden palvelujen piiriin, kun tämä tarvitsee erikoissairaanhoidon järjestämisvastuulla olevia apuvälineitä.
Erikoissairaanhoidon apuvälinepalveluun edellytetään lääkärin tai muun terveydenhuollon ammattihenkilön lähetettä tai aloitetta hoitovastuussa olevalta taholta. Hyvinvointialueiden tulee sopia työnjaosta ja asukkaille tulee tiedottaa, miten apuvälinepalveluihin hakeudutaan.
Organisaatiokohtaisesti on sovittu siitä, missä tilanteissa ammattihenkilö raportoi havaintonsa apuvälinetarpeesta kirjallisesti ja tekee esimerkiksi lähetteen tai aloitteen. Terveydenhuollon organisaation sisäinen aloite tai muu dokumentaatio ohjautuu apuvälinepalvelua järjestävälle taholle organisaatiokohtaisten sopimusten ja ohjeistusten mukaisesti.