1 REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: HUS yhtymä
Osoite: HUS yhtymä, Stenbäckinkatu 9, PL 100, 00029 HUS
Yhteystiedot:
Puhelinvaihde: 09 4711
Kirjaamon telefax: 09 471 75500
Kirjaamon sähköposti: keskuskirjaamo@hus.fi
Postiosoite: HUS keskuskirjaamo, PL 200, 00029 HUS
2 REKISTERIN VASTUUHENKILÖT
HUS Tietohallinto, Digipalvelut, digikehitysjohtaja Sirpa Arvonen, sirpa.arvonen@hus.fi
3 TIETOSUOJAVASTAAVAN YHTEYSTIEDOT
Postiosoite: HUS Keskuskirjaamo, PL 200 00029 HUS
Sähköposti: eutietosuoja@hus.fi
4 YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Sähköposti: info@terveyskyla.fi
5 REKISTERIN NIMI
Terveyskylän tutkimustoimintaan liittyvien yhteydenottojen rekisteri
6 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Terveyskylän palveluissa tehdä esimerkiksi lääketieteellistä, hoitotieteellistä ja digitaalisiin palveluihin liittyvää tutkimusta. Terveyskylä tukee tutkimuksen tekemistä muun muassa tarjoamalla tarvittavan tutkimusdatan, tarkistamalla palveluihin liittyvän perustiedon oikeellisuuden ja/tai hankkimalla yhteyshenkilön soveltuvasta palvelusta. Terveyskylä julkaisee myös kootusti valmiita Terveyskylän digitaalisiin palveluihin ja yleisesti e-terveyteen liittyviä tutkimuksia ja artikkeleita Terveyskylän tutkimuspankissa.
Jos tutkija on kiinnostunut tekemään Terveyskylään liittyvää tutkimusta, täyttää tutkija Oletko kiinnostunut tekemään Terveyskylään liittyvää tutkimusta -webropol-lomakkeen.
Jos kyseessä on valmiin tutkimuksen tai artikkelin julkaisupyyntö, täyttää ilmoittaja Ilmoita tutkimus Terveyskylän tutkimuspankkiin -webropol-lomakkeen.
Molemmissa tapauksissa tutkijalta tai ilmoittajalta kerätään henkilötietoja, joita käsitellään tässä selosteessa mainituilla tavoilla. Lomakkeilla kerättyjä henkilötietoja käytetään vain tutkijan pyytämän yhteydenoton toteuttamiseksi tai Terveyskylän tutkimuspankkiin lisättävän tutkimuksen/artikkelin lisäysvahvistukseen tai lisätietojen pyytämiseen.
Molemmista yhteydenotoista muodostuu väliaikainen henkilötietorekisteri Webropoliin, joka tyhjennetään automaattisesti kerran kuukaudessa. Yhteydenotot välittyvät myös HUS Tietohallinnon Digipalveluiden käyttämään tukipyyntöjen hallintajärjestelmään, jonka puitteissa varsinaiset yhteydenotot käsitellään.
7 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTA
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
8 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri sisältää henkilön
etu- ja sukunimen
puhelinnumeron
sähköpostiosoitteen.
Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi rekisteri sisältää seuraavat tiedot: Oletko kiinnostunut tekemään Terveyskylään liittyvää tutkimusta? -lomake
Terveyskylän palvelu, johon tutkimus kohdistuu
Tutkijan laatima vapaa kuvaus aihe-ehdotuksesta
Tieto mahdollisesta oppilaitoksesta
Tutkijan laatima vapaa kuvaus opinnoista ja/tai koulutus- ja työhistoriasta
Työskenteleekö tutkija jossakin Terveyskylän palveluita tuottavassa organisaatiossa
Ilmoita tutkimus Terveyskylän tutkimuspankkiin -lomake (Terveyskylän tutkimuspankissa julkaistavat tiedot, pois lukien toivottu julkaisupäivämäärä)
Mihin tutkimus tai artikkeli liittyy
Tutkimuksen tai artikkelin otsikko
Tutkimuksen tai artikkelin tekijät
Lyhyt yhteenveto tutkimuksesta tai artikkelista
Verkko-osoite, jossa tutkimus tai artikkeli on julkaistu
Mitkä ovat tutkimuksen tai artikkelin haku- ja/tai avainsanat
Toivottu julkaisupäivämäärä Terveyskylän tutkimuspankissa
9 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteri koostetaan joko Oletko kiinnostunut tekemään Terveyskylään liittyvää tutkimusta tai Ilmoita tutkimus Terveyskylän tutkimuspankkiin -lomakkeilla annettujen tietojen perusteella. Kaikki lomakkeilla annettavat tiedot ovat vastaajan itsensä antamia.
10 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJARYHMÄT
Henkilötietoja käsittelevät HUSin palveluksessa olevat tai tekniseltä toimittajalta ostopalveluna hankitut Terveyskylän tuellisia yhteydenottoja käsittelevät henkilöt, ja tarpeen mukaan erikseen nimetyt Terveyskylän palveluita tuottavien organisaatioiden edustajat.
Jos tutkija on kiinnostunut tekemään Terveyskylään liittyvää tutkimusta, ohjataan lomakkeen myötä luotu tukipyyntö tutkimuksen kohteena olevan Terveyskylän palvelun tuotepäällikölle (HUS). Jos kyseessä on esimerkiksi jokin Terveyskylän talo tai tietty digihoitopolku, välitetään lomakkeella annetut tiedot tiedoksi ko. palvelusta vastaavalle taholle. Tällöin vastaanottava taho saattaa olla HUSin ohella myös jonkin muun Terveyskylän palveluita tuottavan organisaation edustaja. Tutustu: Terveyskylän tuottajat ja Terveyskylää käyttävät organisaatiot
Jos kyseessä on valmiin tutkimuksen tai artikkelin julkaisupyyntö, käsittelee Terveyskylän tuki (HUS) lomakkeen myötä luodun tukipyynnön ja julkaisee tiedot tutkimuksesta tai artikkelista Terveyskylän tutkimuspankissa. Julkaisuun ei liitetä ilmoittajan henkilötietoja.
11 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Tiedot luovutetaan vain pyydettyjen yhteydenottojen toteuttamiseksi palveluittain, ks. 10 Henkilötietojen vastaanottajaryhmät.
12 TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Webropolin muodostuva rekisteri tyhjennetään automaattisesti kerran kuukaudessa. HUS Tietohallinnon Sähköisten asiointipalveluiden käyttämään tukipyyntöjen hallintajärjestelmään tiedot tallentuvat toistaiseksi osaksi tukipyyntöjen arkistoa.
13 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin 15 artikla
rekisteröity voi tehdä kirjallisen tietopyynnön omista tiedoistaan
Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 artikla)
rekisteröity voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen
Oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla)
rekisteröity voi vaatia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta turhan tai väärän tiedon poistamista
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla)
rekisteröity voi tehdä vapaamuotoisen vaatimuksen, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti
Oikeus vastustaa käsittelyä (21 artikla)
rekisteröity voi tehdä vapaamuotoisen vaatimuksen, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla)
rekisteröity voi tehdä vapaamuotoisen vaatimuksen, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti
Edellä mainittuja oikeuksia koskevat hakemukset tai vaatimukset toimitetaan: HUS keskuskirjaamo, PL 200, 00029 HUS
14 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Ei siirretä.
15 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä käyttäen asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia.
Kaikki rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat joko HUSin tai muiden Terveyskylän palveluita tuottavien organisaation omia tai ostopalveluna hankittuja työntekijä. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat allekirjoittaneet HUSin Salassapito- ja tietoturvasitoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
16 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU tietosuoja- asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768