Kuntoutusohjaajaan voivat ottaa yhteyttä potilas tai läheinen, sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset tai muut viranomaiset. Kuulon kuntoutusohjaus on prosessi, jossa on taukoja ja joka käynnistyy elämäntilanteen muututtua tarvittaessa uudelleen.
Kuntoutusohjaus tapahtuu pääsääntöisesti potilaan omassa toimintaympäristössä, mutta toisinaan kuntoutusohjaaja voi tavata potilaan myös kuulokeskuksessa tai kuuloasemalla. Tilannekartoitus, kuntoutussuunnitelma ja mahdolliset apuvälinekokeilut ja -asennukset tehdään erikseen kotona ja potilaan muussa arkiympäristössä, kuten päiväkodissa, koulussa tai työpaikalla. Potilaan toimintaympäristön kuuloesteettömyyteen voidaan vaikuttaa monella tavalla.
Potilaiden ja läheisten kanssa kartoitetaan palveluiden ja etuisuuksien tarvetta. Potilas voi tarvita apua palveluiden hakemisessa (esimerkiksi sosiaalietuudet, kodinmuutostyöt, tulkkipalvelut). Tarvittaessa potilas ja läheiset ohjataan sopeutumisvalmennuskurssille, lisätutkimuksiin tai muiden palvelujen piiriin.
Lapsilla ja nuorilla kuntoutusohjaus painottuu erityisesti kuulon kuntoutuksen alkuun ja koulupolun nivelvaiheisiin. Työelämään siirryttäessä kuntoutusohjauksen tarve voi kasvaa. Lisäksi kuntoutusohjausta voi tarvita enemmän kuulo- tai työtilanteen muuttuessa. Potilaan ikääntyessä korostuu turvallisen elinympäristön ja sosiaalisen vuorovaikutuksen tukeminen. Elinkaaren kaikissa vaiheissa päämäärä on potilaan mielekäs elämä rajoitteista huolimatta.